직장인이라면 누구나 바쁜 업무 속에서 시간을 효율적으로 활용하고 싶어 합니다. 반복적인 업무를 줄이고 보다 중요한 일에 집중할 수 있도록 돕는 업무 자동화는 필수적인 스킬이 되었습니다. 상황에 따른 업무 자동화 및 디지털 도구를 활용할 수 있도록 후기와 팁을 소개합니다~!
반복 업무는 이제 그만! 자동화 툴을 활용한 업무 효율화
업무에서 가장 시간을 잡아먹는 것이 반복 업무입니다. 자동화 도구를 활용하면 이런 비효율적인 작업을 줄일 수 있습니다.
① 이메일 자동화 - Gmail & Outlook 템플릿 활용
사용 후기: 저는 업무상 반복적인 문의 응답을 해야 하는 경우가 많은데, Gmail의 템플릿 기능을 활용하면서 하루 30분 이상을 절약하고 있습니다.
✅ 자주 쓰는 이메일을 템플릿으로 저장해두고, 필요할 때 몇 번의 클릭으로 전송.
✅ Outlook에서는 특정 키워드가 포함된 이메일을 자동으로 폴더에 분류하는 규칙을 설정하면 메일 정리가 훨씬 쉬워짐.
② 데이터 입력 자동화 - 엑셀 & 구글 스프레드시트
사용 후기: 예전에는 데이터를 일일이 복사하고 정리하는 데 시간을 많이 썼는데, VLOOKUP과 피벗 테이블을 활용한 후로는 업무 속도가 확연히 빨라졌습니다.
✅ 자주 쓰는 수식이나 함수는 "빠른 접근 도구 모음"에 추가하면 반복 작업을 줄일 수 있음.
✅ 구글 스프레드시트의 "App Script"를 사용하면 특정 데이터를 자동으로 정리하는 기능을 추가할 수 있음.
③ 문서 자동화 - Notion, Evernote, OneNote 활용
사용 후기: Notion을 활용해 프로젝트별 템플릿을 만들어 두었더니, 매번 새 문서를 만드는 시간이 줄어들었어요.
✅ Notion에서 템플릿을 활용하면 문서를 일관성 있게 작성할 수 있음.
✅ Evernote의 태그 기능을 잘 활용하면 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있음.
스마트 업무 관리를 위한 협업 도구 활용
업무 자동화뿐만 아니라 팀원과의 협업을 원활하게 진행하는 것도 중요합니다.
① 프로젝트 관리 도구 - Trello, Asana, ClickUp
사용 후기: 팀원들과 업무 진행 상황을 공유하는 데 Trello를 활용하니, 불필요한 보고 시간이 줄었어요.
✅Trello의 "Butler" 기능을 활용하면 특정 작업이 완료되었을 때 자동으로 다음 단계로 이동하도록 설정 가능.
✅ Asana에서 "규칙 자동화"를 사용하면 반복되는 작업을 자동으로 할당 가능.
② 팀 커뮤니케이션 - Slack, Microsoft Teams
사용 후기: 이메일 대신 Slack을 사용하기 시작하면서 팀 내 커뮤니케이션 속도가 빨라졌고, 불필요한 회의도 줄어들었습니다.
✅ Slack에서 "워크플로 빌더"를 활용하면 반복적인 공지를 자동화할 수 있음.
✅ Teams에서 "태그 기능"을 활용하면 특정 그룹을 빠르게 호출할 수 있음.
③ 일정 관리 & 업무 공유 - Google Calendar, Notion
사용 후기: Google Calendar와 Notion을 연동해서 회의록과 일정을 한 번에 관리하고 있어요.
✅ Google Calendar에서 "미팅 녹음 자동 저장" 기능을 활용하면 회의 내용을 놓치지 않을 수 있음.
✅ Notion의 캘린더 기능을 사용하면 프로젝트 일정을 직관적으로 관리 가능.
AI & 자동화 스크립트를 활용한 업무 최적화
최근에는 AI 기반 도구와 자동화 스크립트를 활용하여 업무 효율을 극대화할 수 있습니다.
① AI 기반 업무 보조 - ChatGPT, Notion AI
사용 후기: ChatGPT를 활용해 이메일 초안을 작성하고, Notion AI로 회의록 요약을 자동화하면서 문서 작업 시간이 절반으로 줄었습니다.
✅ChatGPT에 "내가 작성한 이전 이메일 스타일을 참고해 새 이메일을 작성해 줘"라고 요청하면, 일관된 스타일의 이메일을 생성 가능.
✅ Notion AI를 활용하면 장문의 텍스트를 요약하여 문서 정리에 활용할 수 있음.
② 자동화 스크립트 & 매크로 활용
사용 후기: Zapier를 활용해 Google Sheets에서 입력된 데이터를 자동으로 Slack에 알림을 보내도록 설정했더니, 실시간 보고가 가능해졌어요.
✅ Excel VBA를 활용하면 반복되는 데이터 입력 작업을 자동화할 수 있음.
✅ Zapier를 사용해 "이메일을 받을 때 특정 채널에 알림 보내기" 등의 자동화를 설정하면 업무 흐름이 더 원활해짐.
③ 음성 인식 & 텍스트 변환 도구 활용
사용 후기: Otter.ai를 사용해서 회의 내용을 자동으로 텍스트로 변환하고, 핵심 내용을 정리하는 데 큰 도움을 받고 있어요.
✅ Google Docs의 "음성 입력" 기능을 활용하면 빠르게 메모 작성 가능.
✅ Whisper by OpenAI를 활용하면 다국어 음성을 텍스트로 변환할 수 있음.
업무 자동화를 활용하면 단순히 반복 업무를 줄이는 것이 아니라, 더 중요한 업무에 집중할 수 있습니다. 저는 실제로 이메일 자동화와 AI 기반 도구를 활용하면서 하루 평균 1~2시간 정도를 절약할 수 있었습니다. 지금부터라도 업무 자동화를 시작해 보세요!
🚀 처음에는 작은 자동화부터 시작해 점진적으로 확장하기.
🚀 팀원들과 협업 도구를 공유하여 전체적인 효율성 극대화.
🚀 AI와 자동화 스크립트를 활용하여 반복 업무에서 벗어나기.
이제 더 이상 불필요한 업무에 시간을 낭비하지 말고, 스마트한 업무 환경을 구축해 보세요! 😊